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Siga las leyes

Para su archivo personal: requisitos internos

Deberá cumplir los requisitos externos e internos de la normativa mercantil. En general, los externos consisten en presentar documentos o pagar impuestos a los gobiernos estatal o federal.

Los requisitos mercantiles internos son para su propio control de archivos. Debe demostrar cabalmente su cumplimiento mediante los registros de la empresa. Podría necesitarlos si más adelante decide vender su negocio o si interponen una demanda legal contra su empresa.

Requisitos según la estructura empresarial
Las corporaciones tienen requisitos internos más rigurosos. Deben celebrar reuniones iniciales y anuales del director con los accionistas, registrar las minutas de sus reuniones, adoptar y cumplir con los reglamentos, emitir acciones para los accionistas y registrar todas las transferencias de acciones.

Las sociedades de responsabilidad limitada (SRL, o LLC en inglés) tienen requisitos internos menos rigurosos, pero en general se les aconseja mantener un contrato operativo actualizado, emitir cuotas de membresía, registrar todas las transferencias de interés entre los miembros y celebrar reuniones anuales.

Otras estructuras empresariales carecen de requisitos internos o tienen muy pocos. Sin embargo, nunca está de más documentar las decisiones importantes sobre su empresa

Cumpla antes que compren

John y Kelly aprendieron sobre leyes y reglamentos que su empresa tiene que cumplir para garantizar su operación legal.

El taller de reparación de autos de John y Kelly tiene que cumplir con leyes mercantiles estatales y federales, así como con los reglamentos del sector.

Como taller de reparación de autos, la empresa de John y Kelly tiene que cumplir con reglamentos ambientales en relación con el manejo de líquidos peligrosos y otros materiales. Revisan el sitio web de la Agencia de Protección Ambiental de su estado y encuentran una lista de control de normas que deben cumplir y permisos que deben obtener.

Algunos de sus empleados han sido capacitados y certificados por organizaciones aprobadas por la EPA respecto a la forma correcta de manejar materiales peligrosos. John y Kelly guardan registro de los certificados y permisos.

Parte de cumplir con las leyes se refiere a pagar todos los impuestos federales y estatales. Además, John y Kelly renuevan su licencia comercial junto con otros permisos locales que necesitan para permanecer dentro de las normas reglamentarias y de operación.

La empresa también está obligada a tener a la vista ciertos carteles que informan sus derechos a los empleados. El Departamento de Trabajo de Estados Unidos se los proporciona sin costo.

La empresa de John y Kelly ha cumplido con todos los requisitos para su registro y cumple con las leyes.

Requisitos actuales para la declaración estatal

Sus requisitos de declaración anual variarán con su estructura empresarial y el estado donde opere. No obstante, hay algunos requisitos frecuentes que conviene considerar.

  • Informe anual o estado financiero bienal. La mayoría de los estados exigen uno o el otro. Algunos estados fijan la fecha límite en el aniversario de la creación de la empresa, mientras otros establecen un día específico para todas las empresas.
  • Cuota para la presentación del estado financiero. Normalmente, la presentación del informe anual o estado financiero bienal requiere pagar una cuota, que puede exceder de $300.00.
  • Impuesto de franquicia. Algunos estados cobran impuestos de franquicia a las corporaciones o LLC que funcionan dentro de sus límites territoriales. Las fórmulas varían en cada estado.
  • Informes iniciales. Algunos estados exigen informes y cuotas iniciales poco después de la incorporación.
  • Modificación del acta constitutiva. Si hace cambios importantes a su empresa,  por ejemplo de domicilio, nombre, nuevas acciones o membresía, infórmelo mediante modificación del acta constitutiva (“artículos de enmienda”).

Requisitos actuales para la declaración federal

La mayor parte de las empresas no tendrán más requisitos federales que los de pagar impuestos federales y cumplir con la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio. Cerciórese de cumplir todas las obligaciones fiscales federales, incluidos los impuestos sobre los ingresos y los impuestos sobre nómina.

La Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio exige a las empresas con 50 o más empleados informar al Servicio de Rentas Internas que proporcionan seguro de salud.

Si su empresa posee cualquier licencia, permiso o certificado federal, deberá mantenerlos actualizados.

Otros requisitos federales
Algunas actividades comerciales están reguladas, pero no es obligatorio declararlas. Asegúrese de cumplir todas las leyes pertinentes de marketing y publicidadpropiedad intelectualcarteles en el lugar de trabajo y sobre salud y seguridad en el trabajo.

Mantener licencias, permisos y recertificación

Los documentos que sustentan el cumplimiento legal varían con el sector de la industria y la ubicación.

Conserve cualquier licencia, permiso o certificado que su empresa haya recibido de su estado, ciudad o condado. Los requisitos para la renovación varían; mejor consulte a la oficina local de licencias comerciales.

Por ejemplo, la mayoría de los restaurantes necesitan renovar regularmente sus certificados de salud y seguridad. Es posible que los negocios que expenden productos regulados de tabaco, alcohol o neumáticos necesiten renovar regularmente sus permisos de venta. Para conservar la licencia de servicios profesionales como plomería o enfermería, el estado puede exigir la certificación por un consejo externo.

En el caso de licencias, permisos y certificados federales, consulte a la institución emisora para confirmar los requisitos de renovación aplicables a su negocio. He aquí una lista de algunas agencias y departamentos federales en los que suelen registrarse las pequeñas empresas:

Departamento de Agricultura de Estados Unidos (USDA)

Agencia de Impuestos y Comercio de Alcohol y Tabaco (TTB)

Administración Federal de Aviación

Agencia de Alcohol, Tabaco, Armas de Fuego y Explosivos (ATF)

Servicio de Pesca y Vida Silvestre de Estados Unidos

Comisión Federal de Comunicaciones

 

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Contacte a un asesor de SCORE, Centros de desarrollo de pequeñas empresas, empresariales para mujeres o servicio para negocios de veteranos.

 

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