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Contrate y administre a los empleados

Contrate y pague a los empleados

Antes de encontrar a la persona correcta para el empleo, debe crear un plan para pagar a los empleados. Siga estos pasos para establecer la nómina:

  1. Obtenga su número de identificación del empleador (EIN)
  2. Averigüe si necesita identificación fiscal estatales o locales
  3. Decida si desea un contratista independiente o un empleado
  4. Asegúrese de que los nuevos empleados contesten y entreguen un formulario W-4
  5. Programe los períodos de pago para coordinar la retención fiscal para el Servicio de Rentas Internas (IRS)
  6. Cree un plan de remuneración para los días de fiesta, vacaciones y permisos
  7. Elija un servicio interno o externo para administrar la nómina
  8. Decida quién manejará su sistema de nómina
  9. Sepa qué registros deben mantenerse en archivo y por cuánto tiempo
  10. Declare los impuestos de nómina según se necesite, cada trimestre y cada año

El IRS ofrece la Guía de impuestos para el empleador, que brinda orientación sobre todos los requisitos para la declaración del impuesto federal que podrían aplicarse a las obligaciones de su empresa. Consulte con su agencia estatal de impuestos las estipulaciones para la declaración fiscal del empleador.

Empleados y contratistas independientes

La distinción entre empleados y contratistas independientes puede influir en sus resultados, ya que afecta la manera de retener impuestos y evita consecuencias legales costosas. Aprenda las diferencias antes de contratar a su primer empleado.

Un contratista independiente trabaja con un nombre comercial distinto del de su empresa y factura por el trabajo terminado. A veces los contratistas independientes satisfacen la definición de empleados en un sentido legal. La Comisión para la igualdad de Oportunidades en el Empleo creó una guía para hacer esta distinción.

Si resulta que su contratista cumple con la definición legal de empleado, es posible que usted deba pagar impuestos y multas, proporcionar beneficios y reembolsar los salarios según se señala en la Ley de Normas Laborales Justas.

Forme su equipo

John y Kelly contrataron empleados que ayudan al funcionamiento diario de su taller de reparación de autos.

John y Kelly necesitan establecer una estructura de nómina para contratar a los empleados que trabajen en su taller.

Redactan las descripciones de cada puesto que quieren cubrir (definen con claridad las responsabilidades y aptitudes necesarias para cada uno) y publican las ofertas en páginas populares de empleo.

Establecen salarios para cada puesto; aseguran de cumplir por lo menos con el salario mínimo obligatorio en su estado.

Cada nuevo empleado llena un formulario W-4, que John y Kelly envían al IRS. (El IRS exige a las empresas mantener registro de los impuestos sobre nómina por un mínimo de cuatro años.) También llenan el Formulario I-9, que pide a John y Kelly revisar documentos para confirmar la ciudadanía de los aspirantes o su elegibilidad para trabajar en EE.UU. (No tienen que remitir este formulario al gobierno federal, pero deben tenerlo en archivo.)

Se ponen en contacto con su oficina estatal de impuestos para informarse de sus obligaciones fiscales estatales. También informan de sus nuevos empleados a su directorio estatal, en el plazo de 20 días de la fecha de contratación, según lo exija su estado.

Pagan un servicio de nómina en línea, que calcula automáticamente lo que deben pagar a sus empleados en cada período de pago, contabilizando las deducciones fiscales.

Han contratado empleados y establecido registros tributarios y disponen de un sistema para pagar a sus empleados.

Plan para ofrecer beneficios a los empleados

La atención a la salud y otros beneficios son un factor importante en la contratación y retención de los empleados. Algunos beneficios para los trabajadores son obligatorios por ley, otros son opcionales.

employee benefits
Beneficios obligatorios para los empleados
Beneficios opcionales para los empleados

Su pequeña empresa puede ofrecer una gama completa de beneficios opcionales, para ayudar a atraer y retener a los empleados. Aun cuando un beneficio que ofrezca sea opcional, tal vez tenga que cumplir con ciertas leyes si decide ofrecerlo.

Las empresas que ofrecen planes de salud grupales deben cumplir con leyes federales, para lo cual el Departamento de Trabajo ofrece una guía.

Los empleados pueden ampliar su cobertura mediante la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio y algunos pueden tener derecho a los beneficios de la Ley Óminibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria (COBRA [Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act]). Las empresas deben extender la opción de beneficios de COBRA a los empleados que se retiran o son despedidos.

Los planes de jubilación son un beneficio laboral muy popular. Considere ofrecer un plan patrocinado por el empleador, como un plan 401k o de pensión. El gobierno federal ofrece una extensa variedad de recursos para ayudar a los dueños de pequeñas empresas a elegir su plan de jubilación y pensión.

Programas de incentivos para empleados

Los programas de incentivos para el empleado pueden subir la moral y hacer más atractivos los puestos vacantes: Incentivos comunes, como opciones para la compra de acciones, horarios flexibles, programas de bienestar, membresías corporativas y eventos de la empresa.

Considere un software de administración de beneficios si su presupuesto lo permite. Puede hacer su contabilidad más fácil y eficiente. La descripción de estos beneficios en el manual del empleado ayuda a su personal a tomar decisiones y puede servir de referencia respecto a los requisitos del lugar de trabajo.

Siga las leyes laborales federales y estatales

Proteja los derechos de los trabajadores y a su empresa adhiriéndose a las leyes laborales, lo que significa que debe verificar que las prácticas de la empresa cumplan con las normas de la industria.

Incluye conocer las leyes pertinentes a la contratación de veteranostrabajadores extranjerosempleados domésticostrabajo infantil y personas con discapacidades, entre otros grupos. También debe proceder conforme a la ley al terminar la relación de trabajo con un empleado, despedir a un trabajador o reducir el tamaño de la empresa.

Consulte los recursos legales federales and estatales del Departamento de Trabajo.

 

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Contacte a un asesor de SCORE, Centros de desarrollo de pequeñas empresas, empresariales para mujeres o servicio para negocios de veteranos.

 

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